1. VI ER DATAANSVARLIGE – HVORDAN KONTAKTER DU OS?
Koncernen Kredsløb består Kredsløb Holding A/S med otte datterselskaber:
- Kredsløb A/S
- Kredsløb Genbrug A/S
- Kredsløb Cirkulære Råstoffer ApS
- Kredsløb Fjernkøling A/S
- Kredsløb Transmission A/S
- Kredsløb Fjernvarme A/S
- Kredsløb Halmenergi A/S
- Kredsløb Affaldsenergi A/S
Kredsløb behandler oplysninger om dig i forbindelse med vores forpligtelser til håndtering af affald og løbende aftaleforhold om fjernvarme. Hos Kredsløb prioriterer vi datasikkerhed og fortrolighed højt.
Nærværende privatlivspolitik fastlægger retningslinjer for Kredsløbs måde at behandle og anvende de personlige oplysninger, som du giver i din interaktion med Kredsløb, herunder i forbindelse med ydelser leveret af Kredsløb, når du besøger vores hjemmeside eller fysiske lokationer.
2. KONTAKTOPLYSNINGER
Kredsløb er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Du kan kontakte os, hvis du har behov for at vide, hvordan vi behandler dine personoplysninger.
Henvend dig til:
Kredsløb A/S
Blixens Boulevard 7, 8220 Brabrand
CVR: 40844244
Tlf. 77 88 10 10
Åbent på hverdage 8-15 (Kundeservice Affald og genbrug 9-14)
E-mail: kontakt@kredslob.dk, mærket med ”Persondata”
3. INDSAMLING AF PERSONOPLYSNINGER
Indsamling af dine personoplysninger sker i ét eller flere af nedenstående tilfælde:
- Når du interagerer med Kredsløbs kundeservice eller andre enheder i forbindelse med kommunikation om ydelser leveret af Kredsløb eller andre relevante emner. Dette f.eks. være i forbindelse med bestillinger, spørgsmål om affald, fjernvarme, gebyrer og genbrugsstationer eller andre andre relevante emner.
- Besøger vores hjemmeside eller sociale medier.
- Når du tilmelder dig Kredsløbs nyhedsbrev, SMS-service og selvbetjeningsløsninger.
- Når du besøger Kredsløbs fysiske lokationer enten i forbindelse med undervisnings- og formidlingsforløb, ved møder, kursus eller med arbejde som ekstern leverandør, og/eller konsulentarbejde.
- Når du besøger og benytter genbrugsstationerne. Dette kan f.eks. være i forbindelse med afregning og opkrævning af renovationsrelaterede ydelser.
- Som fjernvarmekunde og/eller i forbindelse med indsamling af dit affald.
- Når du i øvrigt kommunikerer med Kredsløb. Det kan f.eks. dreje sig om klager, vi modtager fra borgere.
- I forbindelse med rekruttering.
- I forbindelse med anlæg af og/eller ledningsarbejde samt tinglysning af fjernvarmeledning på privat ejendom.
- Når du tilmelder dig informationsmøder f.eks. om vores kommende udbud, kommende fjernvarmeområder, kursus i affaldssortering og lignende.
- Vi indhenter i nogle tilfælde dine personoplysninger fra vores transportører, boligforeninger, målerselskaber og andre offentlige myndigheder m.m.
4. ANVENDELSE AF PERSONOPLYSNINGER
Personoplysninger indsamles og anvendes til følgende formål:
Administration og udførelse af Kredsløbs services
De personoplysninger, som vi indsamler, kan være navn, privatadresse, e-mailadresse, telefonnummer, bestilte services i forbindelse med afhentning af affald, målerdata herunder forbrug samt lignende identifikations- og leveringsoplysninger i forbindelse med fakturering, optimering af fjernvarmenettet samt ved serviceaftaler eller behandling af henvendelser.
Behandlingsgrundlaget er i disse tilfælde GDPR art. 6 (1)(b), (c) og/eller (e).
Tilmelding i forbindelse med information, tilbud og priser på fjernvarme samt alternative muligheder
De personoplysninger, vi indsamler, vil være adresse, navn, e-mailadresse, telefonnummer og hvorvidt der er tale om privat- eller erhvervskunde. Brug af oplysningerne finder kun sted, hvis du selv forinden har tilmeldt dig servicen og i den forbindelse afgivet dit samtykke.
Behandlingsgrundlaget er i disse tilfælde GDPR art. 6 (1)(a).
Tilmelding til nyhedsbrev
De personoplysninger som vi indsamler her, vil være e-mailadresse samt evt. navn og emnepræferencer. Vi gør opmærksom på, at brug af dine personoplysninger til fremsendelse af nyhedsbrev kun finder sted, hvis du forinden selv har tilmeldt dig nyhedsservicen og i den forbindelse afgivet dit samtykke.
Behandlingsgrundlaget er i disse tilfælde GDPR art. 6 (1)(a).
Administration af SMS-service og brugerkonto (fjernvarme - selvbetjening)
De personoplysninger, som vi indsamler her, vil være mobilnummer, e-mailadresse, forbrugsnummer og navn. Der er blandt andet tale om tjenester, der giver advisering om tømning af affaldsbeholdere, forstyrrelser i fjernvarmen og øvrig forsyning.
Behandlingsgrundlaget er i disse tilfælde GDPR art. 6 (1)(b).
Administration og sikkerhed i forbindelse med eksterne leverandørers/konsulenters arbejde på Kredsløbs lokationer
De personoplysninger, vi indsamler her, vil være navn, mobilnummer og evt. informationer vedr. arbejdsplads, dette af hensyn til sikkerhedsforanstaltninger, herunder i forbindelse med udlevering af ID-kort til adgangskontrol (dørscanner) samt eventuel nødvendig evakuering. Derudover vil der blive indsamlet personoplysninger på flere fysiske områder i forbindelse med videoovervågning.
Behandlingsgrundlaget er i disse tilfælde GDPR art. 6 (1)(b), (c) og /eller (e) samt artikel 9, stk. 2, litra f.
Ved brug af Kredsløbs affaldsmodtagelse, genbrugsstationer eller modtageranlæg
De personoplysninger, vi indsamler i forbindelse med besøg på genbrugsstationer med udvidet åbningstid, fakturering af erhverv på genbrugsstationer eller brug af affaldsmodtagelse samt modtageranlæg, vil være navn, firmanavn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, CVR-nr., nummerplade samt lignende identifikations-, leverings- og betalingsoplysninger. Ligeledes vil der indsamles personoplysninger i forbindelse med videoovervågning af affaldsmodtagelse, genbrugsstationerne eller modtageranlæg samt i forbindelse med automatisk nummerpladebetaling for erhvervsbrug af genbrugsstationerne.
Behandlingsgrundlaget er i disse tilfælde GDPR art. 6 (1)(c) og /eller (e) samt artikel 9, stk. 2, litra f.
I forbindelse med ansættelsesprocesser
De personoplysninger, vi indsamler her, vil som udgangspunkt være de oplysninger, herunder personoplysninger, som er indeholdt i din ansøgning og dit CV, din præstation og kompetencer som følge af et interview samt i forbindelse med eventuelle gennemførte personlighedstests eller lignende.
Behandlingsgrundlaget i forbindelse med personoplysninger indsamlet som en del af ansættelsesprocessen vil være GDPR art. 6 (1)(b), (c), (e) og/eller (a).
Ved besøg på vores hjemmeside
Ved besøg på vores hjemmeside indsamler vi information om besøgendes adfærd for at kunne målrette oplysningskampagner samt optimere hjemmesiden og brugeroplevelsen, hvis du afgiver dit samtykke i cookiebanneret. Hvis der ikke afgives samtykke, vil dine personoplysninger alene behandles gennem cookies, der er afgørende for de grundlæggende funktioner på hjemmesiden (teknisk nødvendige).
Behandlingsgrundlaget er i disse tilfælde GDPR art. 6 (1)(a), (e) og/eller (f).
Statistik
Kredsløb fører statistik over, hvilke områder af hjemmesiderne vores brugere besøger. Disse data indeholder ikke personoplysninger. Ved hjælp af de indsamlede data opnås kendskab til brugernes anvendelse af hjemmesiderne. Denne information bruges til at forbedre hjemmesiderne. Vi kan ikke se, hvor du kommer fra eller surfer hen på Internettet, når du forlader vores hjemmeside. Vi sælger eller videregiver ikke information om vores brugers brug og navigation på vores hjemmeside.
Behandlingsgrundlaget er i disse tilfælde GDPR art. 6 (1)(e).
Øvrige behandlinger, herunder klagesager
Hvor dette er krævet i henhold til samfundets interesse, lovgivning eller for at kunne for at fastlægge, rejse eller forsvare retskrav. Det kan f.eks. være nødvendigt for Kredsløb at indsamle og behandle klager, billeder og/eller videomateriale modtaget fra private borgere i forbindelse med en klagesag, hvor borgeren mener, at arbejdsopgaver som er påkrævet, ikke er udført.
Behandlingsgrundlaget er i disse tilfælde GDPR art. 6 (1)(c) og/eller (e) (almindelige oplysninger), GDPR art. 9(2)(f) (hvis følsomme personoplysninger undtagelsesvist indgår) og databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 4 jf. GDPR art. 9(2)(f) (hvis det er nødvendigt at behandle et CPR-nummer i forhold til identifikation).
CPR-numre
Hvis der er givet samtykke til behandling af CPR-nummer, vil der kun ske den behandling af CPR-nummeret, som samtykket omfatter. Ved inddrivelse er retsgrundlaget lovbekendtgørelse nr. 29 af 12/01/2015 om inddrivelse af gæld til det offentlige, § 2, hvor vi kan indhente og behandle CPR-nummer på baggrund af samtykke samt i de situationer, hvor du dels ikke vil oplyse CPR-nummeret, dels hvor der er begrundet tvivl om rigtigheden af skyldnerens oplysning. Hvis der er givet samtykke til behandling af CPR-nummer, kan det være til et af følgende formål:
Modtage information om folkeregisteradresse, så vi kan fremsende post til den korrekte adresse
Modtage regninger i e-Boks
Udbetaling via NemKonto
Henvendelser via e-Boks
Vi bruger dit telefonnummer og din e-mailadresse for at kunne kontakte dig. Det er ikke alle typer oplysninger, der behandles for alle kunder.
Vi behandler kun de personoplysninger, som er nødvendige for at opfylde vores forpligtelser i forbindelse med håndtering af affald og for levering af fjernvarme i Aarhus Kommune.
5. VIDEOOVERVÅGNING
Kredsløb har på flere fysiske områder, samt på Kredsløbs genbrugsstationer samt modtageranlæg, opsat videoovervågning. Dette er som følge af de lovgivningsmæssige forpligtelser Kredsløb er underlagt men også af et sikkerhedsmæssigt hensyn til, at sikre sikkerhed og forebygge kriminalitet, beskytte vores medarbejdere, leverandører, besøgende og aktiver, samt til at dokumentere hændelser i tilfælde af tyveri, hærværk eller andre uregelmæssigheder.
Ved indgangen til Kredsløbs områder, og ved indgangsporten på genbrugsstationerne og modtageranlæg, er der opsat skiltning med information om at området vil være videoovervåget, derudover vil samme information fremgå af skiltning på døren ved Kredsløbs reception samt yderligere ved de døre hvor det anses som sandsynligt at eksterne kan have muligheden for at befinde sig. Da der er tale om videoovervågning kan det ligeledes ikke udelukkes at der vil kunne opstå situationer hvor der kan være behandling (billede optagelse) af fortrolige og/eller følsomme oplysninger, herunder helbredsoplysninger, f.eks. i forbindelse med handicap eller en ulykke.
6. VIDERGIVELSE TIL ANDRE DATAANSVARLIGE
Dine personoplysninger videregives ikke til tredjeparter med et kommercielt formål uden din tilladelse.
Vi videregiver dine data til relevante samarbejdspartnere, der er nødvendige for, at vi kan opfylde vores forpligtelser til håndtering af affald og levering af fjernvarme.
Det er for eksempel til samarbejdspartnere, som leverer fjernvarme, indsamler affald, står for målerregistrering m.m.
Vi kan også videregive dine oplysninger til rådgivere, til offentlige myndigheder eller politiet hvis der er et sagligt formål og behandlingsgrundlag til videregivelsen og vil altid blive særskilt vurderet for hver situation. Eksempelvis kan oplysninger videregives til politiet i tilfælde af mistanke om straffelovsovertrædelser.
- I forbindelse med henvendelser til kundeservice, herunder klagesager, kan din henvendelsen og evt. personoplysninger der vurderes nødvendige for sagen, blive videregivet til den pågældende renovatør til videre behandling af sagen.
Behandlingsgrundlaget vil i disse tilfælde være GDPR art. 6 (1)(b) og (e).
- I forbindelse med fejlsortering, herunder tilsynsmyndighed.
Behandlingsgrundlaget vil i disse tilfælde være GDPR art. 6 (1)(c) og (b).
- I forbindelse med Kredsløbs ydelser hvori der vil indgå gravearbejde, installation af rør og/eller installation af fjernvarmeunits, vil nødvendige personoplysninger (f.eks. navn, adresse, kommune) blive videregivet til vores samarbejdspartner der selvstændigt behandler personoplysningerne for at kunne opfylde aftalen.
Behandlingsgrundlaget er i disse tilfælde GDPR art. 6 (1)(b).
- I forbindelse med kontrol med fakturering af erhverv på genbrugsstationerne kan der være situationer hvor det vil være nødvendigt at driftspersonale på de pågældende genbrugsstationer tilgår personoplysningerne samt har mulighed for at assistere og tilrette oplysningerne direkte – denne adgang er kun til stede når den pågældende er på genbrugsstationen.
Behandlingsgrundlaget er i disse tilfælde GDPR art. 6 (1)(c).
- Personoplysningerne indsamlet i forbindelse med videoovervågning kan, i visse tilfælde, blive videregivet til relevant kommune, offentlige myndigheder eller politiet. De videregivende oplysninger vil alene være relevante brudstykker i forbindelse med formålet for videregivelsen.
I disse tilfælde vil modtagerne blive selvstændige dataansvarlig og videregivelsen vil alene være hvis der er et sagligt formål og behandlingsgrundlag til dette og vil altid særskilt blive vurderet for hver situation, herunder: - I forbindelse med stikprøvekontrol, herunder kontrol af overholdelse af miljølovgivningen. Behandlingsgrundlaget vil i disse tilfælde være GDPR art. 6 (1)(c).
- I forbindelse med, eller mistanke om, straffelovsovertrædelser.
Behandlingsgrundlaget vil i disse tilfælde være GDPR art. 6 (1)(c) og /eller (e) samt artikel 9, stk. 2, litra f.
7. OVERLADELSE TIL DATABEHANDLER
Dine personoplysninger kan i visse tilfælde overlades til Kredsløbs samarbejdspartnere, som leverer ydelser på Kredsløbs vegne, f.eks. IT-, konsulent- og rådgivningsfirmaer mv. Disse samarbejdspartnere behandler alene personoplysningerne på Kredsløbs vegne og i overensstemmelse med Kredsløbs instruks.
Hvor der er krav om det, indgår vi databehandleraftaler med vores samarbejdspartnere. Dette betyder, at disse parter også overholder lovgivningen om personoplysninger.
Vi indhenter ikke dit samtykke til at overlade dine personoplysninger til en databehandler. Det vil heller ikke ske, hvis vi er retligt forpligtet til at videregive dine personoplysninger, for eksempel som led i en indberetning til en myndighed.
8. OVERFØRSEL TIL MODTAGERE I TREDJELANDE, HERUNDER INTERNATIONALE ORGANISATIONER
Vi overfører ikke data til tredjelande eller internationale organisationer. Visse af Kredsløbs samarbejdspartnere kan undtagelsesvist behandle personoplysninger udenfor EU/EØS.
Ved overførsel af dine personoplysninger til andre selskaber uden for EU/EØS vil vi tage passende sikkerhedsforanstaltninger i overensstemmelse med gældende databeskyttelsesregler for at sikre, at dine personoplysninger er tilstrækkeligt beskyttet under sådanne overførsler.
Sådanne sikkerhedsforanstaltninger inkluderer sikring af indgåelse af EU-Kommissionens ”Standard Contractual Clauses” (”standardkontrakter”) som regulerer overførslen af persondata til lande uden for EU/EØS eller anvendelse af modtagere, som er underlagt særlige certificeringsmekanismer såsom EU-U.S. Data Privacy Framework.
9. OPBEVARING AF PERSONOPLYSNINGER
Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at kunne opfylde vores forpligtelser i forbindelse med indsamling af affald og levering af fjernvarme i Aarhus Kommune, og så længe som aftaleforholdet mellem Kredsløb og dig eksisterer.
Ophører du med at være kunde hos Kredsløb, sletter vi dine personoplysninger efter gældende slettepolitik.
Særlige lovregler, herunder i f.eks. arbejdsretlige, bogførings, miljø- eller forældelsesloven, kan dog give os pligt eller ret til at opbevare dem i længere tid. Oplysningerne kan også behandles og opbevares længere i anonymiseret form.
10. COOKIES OG AUTOMATISKE AFGØRELSER
Du kan læse mere om brugen af cookies i vores Cookiepolitik, som du kan finde på Kredsløbs hjemmeside.
Vi gør ikke brug af automatiske afgørelser eller profilering.
11. RETTEN TIL AT TRÆKKE SAMTYKKE TILBAGE
Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke til Kredsløb om behandling af dine persondata helt eller delvist tilbage, jf. persondataforordningens artikel 7.
Hvis du trækker dit samtykke tilbage, vil Kredsløb ophøre med at behandle de persondata, som du har tilbagekaldt dit samtykke til, medmindre Kredsløb er retligt forpligtet eller berettiget til at opbevare alle eller dele af dine persondata. I så fald vil Kredsløb kun opbevare de oplysninger, som Kredsløb er retligt forpligtet til. Kredsløb vil slette øvrige persondata om dig. Din tilbagetrækning af dit samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, som Kredsløb har foretaget indtil din tilbagetrækning af samtykket.
Hvis du ønsker at gøre brug af din ret til at tilbagetrække dit samtykke, kan du henvende dig til Kredsløb A/S via kontaktoplysningerne nævnt i punkt 2.
Vi behandler og svarer på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter, at vi har modtaget din henvendelse.
13. DINE RETTIGHEDER
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.
Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig samt en række yderligere oplysninger.
Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få rettet urigtige oplysninger om dig selv.
Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.
Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
14. LINKS TIL ANDRE HJEMMESIDER
Vores hjemmeside kan indeholde links til andre hjemmesider eller til integrerede hjemmesider. Vi er ikke ansvarlige for indholdet af andre selskabers hjemmesider eller deres praksis i forbindelse med indsamling af personlige oplysninger. Når du besøger andre hjemmesider, opfordres du til at læse indehaverens politik med hensyn til beskyttelse og indsamling af personlige oplysninger samt andre relevante politikker.
15. ÆNDRINGER AF PRIVATLIVSPOLITIKKEN
Vi forbeholder os retten til at ændre denne privatlivspolitik grundet væsentlige ændringer i lovgivningen, nye tekniske løsninger, nye eller forbedrede funktioner eller for at forbedre hjemmesiden.
16. KLAGE TIL DATATILSYNET
Du bør altid først rette henvendelse til os som dataansvarligt selskab, hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger.
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på.
Du kan klage til Datatilsynet ved at skrive til e-mailadressen www.datatilsynet.dk.
Du kan finde yderligere oplysninger på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.